5 clausulas que toda Pyme debería revisar antes de firmar un contrato.

Riesgos frecuentes en la contratación y cómo prevenirlos antes de comprometer recursos.

Por Karem Sanabria | Abogada — Socia ANGULARES

En la práctica contractual, muchos conflictos no comienzan cuando una de las partes incumple. Empiezan mucho antes: cuando se firma un contrato sin haber definido con suficiente claridad las obligaciones de las partes, forma de pago, ejecución y como dirimir un conflicto o controversia en caso de presentarse.

Para una pyme es riesgo es grande, una obligación ambigua, un pago condicionado de forma inconveniente, una cláusula de terminación desequilibrada y/o una cláusula abusiva puede afectar directamente su flujo de caja y su operación.

Por eso, antes de firmar un contrato y comprometer su patrimonio, considero fundamental revisar al menos estos cinco aspectos.

1. Objeto y alcance: ¿qué estamos contratando realmente?

El contrato debe permitir entender con precisión que tipo de contrato es, qué se está comprando, vendiendo, suministrando o ejecutando, sin que exista oportunidad para interpretar, recordemos que el contrato es Ley para las partes.

Frases demasiado generales permiten interpretaciones distintas durante la ejecución. Cuando existen entregables, cantidades, especificaciones técnicas, etapas o exclusiones, lo recomendable es dejarlos claramente identificados.

Para esto, debemos hacernos una pregunta sencilla que puede evitar muchos problemas:

¿Cualquier persona que no haya participado en la negociación entendería exactamente cuál es el fin del contrato únicamente leyendo el objeto y su alcance?

Si la respuesta es no, probablemente el objeto y alcance necesitan mayor precisión.

2. Obligaciones, entregables y plazos

No basta con establecer una fecha final.

Conviene revisar:

• Cuáles son las obligaciones de las partes;

• La capacidad de las partes para el cumplimiento del objeto contractual

• Qué información o documentos debe aportar cada una para la correcta ejecución;

• Que fechas e hitos son relevantes;

• Cuando sea necesario, cómo se reciben o aprueban los entregables;

• Qué sucede cuando surge un incumplimiento que limita la ejecución;

• Que eventos ajenos a su voluntad podrían limitar la ejecución del contrato;

Esto es especialmente importante cuando la ejecución del contrato es de tracto sucesivo (Arrendamiento, Suministro, Prestación de Servicios, entre otros) y/o cuando son de ejecución instantánea (compraventa, permutas, entre otros).

Una empresa puede terminar respondiendo por un retraso que realmente fue ocasionado por falta de capacidad, información, aprobaciones, decisiones que debía suministrar la otra parte y/o por hechos ajenos a la voluntad de los firmantes.

3. Precio, forma de pago y condiciones para facturar

Para una pyme, esta puede ser una de las cláusulas más importantes.

El valor del contrato puede estar perfectamente definido y, aun así, existir dificultades para su cobro efectivo.

Antes de firmar conviene establecer claramente: forma de pago, plazo, documentos soporte de facturación y algo muy importante que se suele obviar, impuestos y parte que los asume.

También debe analizarse si existen:

• Anticipos;

• Retenciones;

• Amortizaciones;

• Descuentos;

• Pagos contra aprobación;

• Condiciones que puedan extender significativamente el plazo real de recaudo.

Un contrato rentable sobre el papel puede convertirse en un problema si la empresa debe financiar durante meses su ejecución.

4. Incumplimiento, multas y terminación

Muchas empresas revisan con detenimiento el objeto, alcance y valor, pero prestan poca atención a lo que ocurrirá cuando algo no salga según lo previsto.

Por ello es necesario identificar:

• Qué situaciones constituyen incumplimiento;

• Qué multas o penalidades pueden aplicarse;

• Si existe un plazo para subsanar;

• En qué condiciones puede terminarse anticipadamente el contrato;

• Cuáles son las consecuencias económicas de esa terminación;

También es importante verificar que las obligaciones y consecuencias sean razonablemente equilibradas.

Un contrato no debería analizarse únicamente pensando en que todo saldrá bien. También debe permitir saber qué hacer si su ejecución no fue como se esperaba.

5. Solución de controversias

Cuando aparece una diferencia contractual, la forma en que las partes acordaron resolverla puede tener efectos importantes en tiempo y costos.

Por eso debe revisarse si el contrato establece:

• Negociación directa;

• Conciliación;

• Arbitraje;

• Jurisdicción ordinaria;

• Mecanismos alternos de solución;

• Competencia territorial;

• Procedimientos particulares para presentar reclamaciones.

Una buena cláusula de solución de controversias no busca anticipar una pelea. Busca establecer una ruta clara para manejarla si llega a producirse.

Tener claridad si la forma de dirimir el conflicto es la adecuada puede evitar mayores retrasos para el empresario. Muchas veces una cláusula mal redactada o genérica termina afectando la rentabilidad de las partes y generando mayores demoras para los empresarios; por ello, es importante tener en cuenta que no siempre un Arbitraje o la aplicación de las Jurisdicción ordinaria, son el camino más eficiente para la solución de conflictos.

Karem Sanabria

Abogada | Socia de ANGULARES

Empresas & Contratos – Observatorio ANGULARES